Comment organiser son temps avec efficacité au quotidien ?

Mis à jour le 10 février 2021 par Isabelle Vander Heyde et Marie-Noëlle Vekemans
Comment organiser son temps avec efficacité au quotidien ?©Shutterstock

Sortir d'une réunion interminable pour filer chez le médecin. Faire un détour par le supermarché ou assister à un cours de Pilates. Sans oublier d’aller chercher les enfants et de consulter vos e-mails, car vous avez des deadlines à respecter. Ça vous dit quelque chose ? Work hard, play hard, mais que faire si tout va un peu trop vite ? Comment organiser son temps au mieux sans s'oublier ?

« Personne n’est capable de faire plus d’une chose à la fois, même si les femmes pensent qu’elles peuvent ou doivent y parvenir. » Stéphanie Hauben est la cofondatrice de SuccesPlanner, un agenda-planificateur qui ne se contente pas de dresser la liste de nos tâches et rendez-vous, mais promet également une organisation plus réfléchie de votre quotidien. Elle a développé cet outil à partir de sa propre expérience de mère active et de coach d’entreprise.

« Nous sommes constamment bombardés et tout semble urgent, mais il est impossible de tout faire. Nous savons désormais que c’est une mauvaise idée de vérifier sa mailbox vingt fois par heure et faisons preuve d’un peu plus de discipline dans ce domaine. Mais déterminer une priorité et y consacrer du temps de manière consciente constitue pour beaucoup une pierre d’achoppement. C’est là qu’intervient l’aspect coaching de vie du planificateur : il vous apprend à organiser votre temps et faire des choix en tenant compte de votre situation globale. En associant quelque chose d’aussi rationnel que votre planning quotidien à votre ressenti, vous vous donnez les moyens de mettre de l’ordre dans le chaos en faisant preuve de la perspicacité nécessaire. Pourquoi travaillez-vous réellement : pour gagner de l’argent, parce que c’était votre rêve d’enfant, parce que vous avez quelque chose à prouver ? Et que signifie le succès pour vous : une victoire professionnelle, un bon équilibre entre travail et vie privée, du temps pour vos loisirs ? Nous essayons de trouver ce qui nous rend réellement heureux, car l’épanouissement personnel se répercute sur nos succès professionnels. Le temps pour soi, par exemple, est une nécessité trop souvent laissée de côté dans nos emplois du temps. Ça semble superflu, mais dix minutes de méditation, une petite promenade, une séance de sport intense ou même une demi-heure de détente dans un bon bain peuvent faire des merveilles pour votre créativité et votre productivité. Il est essentiel de se sentir bien dans ce que l’on fait, d’où les bilans mensuels indispensables : ce qui a bien marché, ce qui n’a pas marché, pour quelle raison, quelles priorités ont changé… On a tendance à être trop sévère avec soi-même et à minimiser ce qu’on a fait. En couchant tout sur le papier, rien ne passe inaperçu. On y trouvera aussi plus tard une foule d’idées précieuses et de ressentis positifs. » 

S’épancher sur une page blanche –  Stéphanie appelle ça un « brain drop » – puis structurer ses idées. Le papier a-t-il encore de la valeur à l’heure du numérique ? « Absolument ! Des études ont montré que le cerveau enregistre différemment les choses lorsqu’on les écrit noir sur blanc que lorsqu’on les saisit numériquement. C’est plus concret et on s’en souvient mieux. D’ailleurs, ça permet aussi de se discipliner : avec son planning du jour à côté de soi pendant qu’on travaille, on aura moins tendance à s’en écarter. De plus, ça favorise la relaxation : en se vidant littéralement la tête, la majeure partie du stress disparaît. Avec un support physique, on peut également revenir en arrière, comparer, avoir une vision claire du temps et de ce qu’on a réalisé. En fait, on rend son planning littéralement tangible. »

Tangible, l’adjectif s’applique aussi aux autocollants et aux couleurs – pour beaucoup, un tic de petite fille. « Autrefois, j’adorais découper, coller, surligner en couleur et mettre tout ça dans des tableaux. Ça a quelque chose de relaxant, car ça fait appel à la pleine conscience. J’ai pensé que je pourrais aussi bien le mettre en œuvre de manière plus réfléchie, et c’est ce qui s’est passé. Ça a également un but pratique : grâce au code couleur, on visualise si l’équilibre est atteint dans notre vie. On attribue une couleur différente au travail, aux moments en famille, aux hobbies et au "me-time", ce qui permet de voir précisément à quoi on consacre son temps sur une base hebdomadaire. Bien sûr, ce n’est pas un problème si le travail colore la plupart des cases, mais c’est un signal d’alarme si vous remarquez par exemple que le vert clair – le "me-time" – ne représente qu’une petite tranche horaire le vendredi soir, entre 20 et 22h. Même un enfant pourrait se rendre compte qu’il y a un problème d’équilibre. Rien de mal à en faire plus pendant une semaine ou deux, mais gardez ça à l’esprit et prévoyez un peu plus de vert clair la semaine suivante pour compenser. »  

MODE D'EMPLOI : LA PLANIFICATION CONSCIENTE POUR LES NULLES 

 1. Rêvez grand ! Commencez par une vue d’ensemble : que voulez-vous en réalité ? Faites un « vision board » et indiquez-y vos rêves les plus fous. Un voyage lointain, un job incroyable, ou peut-être pas de job du tout, une belle voiture, une activité en tant que free-lance... À quoi ressemblerait votre vie idéale, indépendamment du temps, de l’argent ou d’autres contraintes ? Ces choses ne sont probablement pas à portée de main dans l’immédiat, mais elles témoignent de ce qui vous importe vraiment. Cet exercice vous aidera plus tard à vous rappeler pourquoi ces choses sont une priorité à vos yeux. 

2. Commencez petit... Ensuite, transformez ces rêves en réalité et définissez un plan d’action par petites étapes mesurables. Que devez-vous faire, dans quel délai ? Par exemple, vous souhaitez mener une vie plus saine – cela signifie-t-il faire un jogging deux fois par semaine pendant une demi-heure, cuisiner végétarien quatre fois par semaine ou aller vous balader tous les jours ? Posez-vous également la question de savoir où vous voulez être dans cinq ans, trois ans, un an, six mois. De quoi avez-vous besoin pour y parvenir ? 

3. Planifiez votre année. Sur la base de ce qui précède, vous avez un semblant d’idée de ce que vous voulez accomplir cette année. Divisez celle-ci en douze dossiers mensuels : pour chaque mois, établissez une vue d’ensemble avec des objectifs et des choses à faire, que vous répartissez ensuite sur les différentes semaines en fonction du timing et des priorités.

4. Travaillez sur une base hebdomadaire. Bien entendu, des tâches supplémentaires et des imprévus apparaîtront dans votre agenda. Au début de chaque semaine, prenez le temps d’évaluer leur importance et, si nécessaire, de les traiter en parallèle de vos propres priorités.

5. Une journée remplie de demi-heures. Enfin, attaquez votre quotidien. Scindez votre journée en blocs de 30 minutes, de 7h à 21h30 par exemple, et assignez une tâche à chaque bloc. En tenant tout à jour scrupuleusement, vous prenez mieux conscience du temps que prend réellement une tâche et, à la longue, vous pouvez l’évaluer au préalable. Ça vous aide également à devenir le maître du (de votre) temps : s’il est délimité de façon stricte, vous serez moins susceptible d’être distrait par votre téléphone, les réseaux sociaux ou d’autres tâches. 

6. Me, myself and I. N’oubliez pas de prévoir du temps pour vous tout au long de la journée. Par exemple, après avoir assisté à une réunion de 8h30 à 9h30, puis checké vos e-mails pendant une demi-heure, prévoyez une séance d’étirement des jambes pendant une durée équivalente. Alors seulement, vous pourrez commencer à faire votre comptabilité. Il est important de ne pas transiger sur les moments pour soi – ou du moins de se l’imposer comme une tâche obligatoire, car c’est toujours la première chose qui passe à la trappe –, surtout si vous faites partie des perfectionnistes pour qui rien n’est jamais vraiment « terminé». Vous oubliez de vous octroyer du temps et ça peut avoir de graves conséquences. Il est important pour chacun de savoir déconnecter, histoire de recharger ses batteries.

7. Fixez un plan d’urgence. Qu’en est-il des « incendies » qui anéantissent le programme fixé ? Prévoyez-les en ne planifiant jamais votre journée au-delà de 15h. Bien sûr, vous allez travailler plus tard, mais ça vous donne la possibilité de « reporter » – ce qui finit toujours par arriver. Vous avez terminé plus tôt ? Faites alors le choix conscient – à nouveau, fiez-vous à votre intuition – de commencer une tâche du lendemain ou de prendre un peu de temps pour vous. Beaucoup de gens font l’erreur de trop remplir leurs journées. Un seul imprévu et tout votre planning s’effondre. Résultat : vous vous effondrez aussi, et votre corps emmagasine beaucoup de stress inutile.

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